DETAIL DES PROCEDURES   

Accès aux schémas   COMPTA-CLIENTS   RECOUVREMENT/CREDIT

Après la présentation du diagramme des flux, décrivons les différentes procédures internes à un SERVICE COMPTABILITE CLIENTS et à un SERVICE RECOUVREMENT ou SERVICE CREDIT :

• Les quatre questions clés: QUI ? QUE ? QUOI ? COMMENT ?

Qui	Qui facturons-nous ?	Nos clients,  ouvertures de comptes clients
Que	Que facturons-nous ?	Nos prestations, sous-traitance…..
Quoi	Quoi faire en cas de litige ?	Déduction litige, avis, refacturation, information interne…
Comment	Forme de la facture	Présentation,  contenu

• Les ouvertures de comptes clients

Je préconise les ouvertures de comptes clients  par les services comptables. Les services commerciaux ont en main leurs répertoires clients, les bons de commandes, les bons de livraison. L’ouverture du compte par un gestionnaire ou par un comptable  permet une « pré-mémorisation », un état d’alerte et de veille en cas d’anomalie sur une balance agée. Les services commerciaux doivent pouvoir visualiser les ouvertures de comptes,  afin de vérifier la bonne compréhension des informations transmises et saisir sur un masque complémentaire,  qui leur soit propre,  les informations typiquement commerciales.

• Les bons de commande, bons de livraison.

Ce(s) document(s) doivent rester le domaine du service commercial ou d’un service d’exploitation incluant un aspect commercial. Ces documents constituent la base de la facturation ; le client doit en avoir un exemplaire.

• La facture

Il existe une gamme variée de factures et certains formatages sont déjà inclus dans les logiciels, il n’y a plus qu’à adapter ces formatages au  papier d’impression choisit.

Sur certains logiciels, la saisie du bon de commande déclenche automatiquement l’ouverture du compte clients,  provoquant l’édition du bon de livraison, mettant en mouvement l’édition de la facture, provoquant elle-même la sortie d’un relevé de compte accompagné éventuellement d’une traite ou d’un B.O.R. de règlement à envoyer chez le client.

Nous rappellerons que depuis le 1er janvier 2013, les entreprises peuvent réclamer aux clients, qui ne respectent pas les délais de paiement, une indemnité forfaitaire en plus des pénalités de retard. Cette indemnité forfaitaire est fixée à € 40.00 (Décret 2012-1115 du 2 octobre 2012). Si les frais de recouvrement sont supérieurs à ces € 40.00, le créancier peut demander, avec justificatifs à l'appui, une indemnité complémentaire.

==> Les mentions obligatoires sur une facture

L'entreprise doit faire apparaître sur ses factures :
- La date d'échéance de la facture
- Les conditions de paiement
- Les conditions d'application et taux d'intérêts de retard
- L'indemnité forfaitaire de € 40.00
- Fixer un taux de pénalité de retard égal ou supérieur à 3 fois le taux d'intérêt légal
- Les Conditions Générales de Ventes
- Les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des Conditions Générales de Ventes

Le non respect des mentions indiquées ci-dessus fait encourir à l'entreprise concernée des sanctions pénales, ainsi qu'une amende de € 15 000.00.

Ecritures comptables générées par la facturation:

Débit:	411	Clients (montant toutes taxes comprises)
Crédit:	4457	TVA (montant de la TVA)
Crédit:	701	Ventes (montant hors taxe)

Service Comptabilité Clients : service qui assure la constance et la régularité des paiements Clients, leurs enregistrements comptables, ainsi que les différentes opérations afférentes aux principes de prudence et de rentabilité. C'est grâce à son action que l'ensemble des salariés d'une entreprise perçoit une rémunération.

Service Recouvrement ou Service Crédits : service qui assure la régularité et la durabilité des paiements clients. Ces deux actions correspondent à un travail de veille et de recherches sur la solvabilité des clients et par une relance assidue et régulière auprès des clients retardataires, quels que soient les motifs des retards.

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• Les avis de litiges, déductions litiges

Ces documents sont émis par les services comptables ou par le service recouvrement pour informer le service commercial ou le service technique des faits suivants :

• Avis de litige : le client bloque le règlement de telle facture pour cause de casse, livraison non conforme, absence de justificatif, n'est pas concerné (homonyme), port payé facturé en port du etc. La facture est donc en attente d'un avoir d'annulation totale ou partielle ou d'un justificatif. (bon de livraison, numéro de commande etc.)

Il convient de bloquer la facture au niveau de la relance. Il existe plusieurs types de blocage informatique sur les comptes clients avec des codes spécifiques à utiliser en fonction des besoins de chaque entreprise.(Ex : BLIV pour blocage livraison non conforme)

• Déduction(s) litige : Le client a déduit un montant correspondant à un article manquant
  un article livré non conforme, un dommage estimé à telle somme.

Il convient de passer une OD faisant ressortir la déduction en débit qui sera annulée par un avoir de régularisation au crédit, si accord du service commercial ou technique.

Exemple : facture 100€ ttc ; règlement client : chèque 70€

Facture	100	Débit
Règlement	70	Crédit
Déduction	30	Crédit

Solde facture  30  L’équilibre débit = crédit est toujours respecté.

Les 30 € restants seront bloqués en litige jusqu’à l’émission d’un avoir d’annulation ou relancé si la déduction est rejetée par le service commercial ou technique.

Il est préférable de passer des OD car l’analyse des comptes devient un véritable casse tête lorsqu’un compte contient tout un ensemble d’opérations en débit et en crédit et que la justification du solde n’est pas évidente.

Pour un modèle de lettre "DEDUCTION LITIGE" : me contacter

Pour un modèle de lettre "AVIS DE LITIGE" : me contacter

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• Les règlements

Identifier puis indiquer le numéro du compte client au dos du chèque, au dos de la traite ou du B.O.R si ce numéro n’est pas déjà pré-imprimé sur ces moyens de paiement et saisir le règlement au crédit du compte client.
Il faut ensuite remplir le(s) bordereau(x)  de remise en banque. Pour les traites et les B.O.R., il est recommandé de faire la remise en banque par transfert automatique (masque de saisie figurant en général sur les logiciels comptables) ce qui évite la manipulation de grosses quantités de papiers.

Ecritures comptables générées par les règlements:

Débit :	51	Banque	ou	Débit :	51	Banque
Crédit :	411	Clients		Crédit :	413	Effets à recevoir

ou plus précisément pour les effets remis à l’encaissement

Débit	51	Banque (montant net perçu)
Débit	627	frais bancaires (montant de la commission bancaire)
Débit	446	TVA (TVA sur la commission)
Crédit	413	Effets à recevoir (montant initial de l’effet)

Et pour les effets remis à l’escompte

Débit	51	Banque (montant net perçu)
Débit	661	Charges d’intérêt (montant de l’escompte)
Débit	627	Frais bancaires (montant de la commission bancaire)
Débit	446	TVA (TVA sur la commission bancaire)
Crédit	413	Effets à recevoir (montant initial de l’effet)

Lettrage de compte : Opération qui consiste à sortir le montant d'une facture (débit) et son règlement correspondant (crédit) d'un compte client, pour les transférer dans un compte "archive" appelé soldé. Le compte client est alors vide, on dit qu'il est lettré.

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