LE RECOUVREMENT
Je préconise une relance téléphonique dans les deux jours qui suivent l'échéance de la facture pour tout montant supérieur à EUR 750.
A la suite d'une relance téléphonique ou pour tout montant inférieur à EUR 750, je recommande une deuxième relance écrite avant l'envoi d'un avis de mise en demeure (avec ou sans injonction de payer, à voir en fonction du client), ce qui évite des contestations d'ordre déontologique, le client pouvant toujours prétendre avoir fait des réclamations restées sans réponse ; avec une deuxième relance écrite avant la l'avis de mise en demeure, un dossier parait plus solide devant un tribunal. L'avis de mise en demeure est à envoyer en recommandé avec accusé réception, il met en demeure (il informe) le client qu'à défaut de la réception d'un règlement dans un délai précis (sous un nombre de jours précis, définis par les usages coutumiers de la profession), son dossier sera transmis au contentieux
Avec recommandé accusé réception ; informe le client que son dossier est transmit au service juridique de l’entreprise ou à un organisme de recouvrement ou à un avocat. Le service contentieux sera seul habilité à négocier les modalités de paiements ou de remboursement. Les services comptables ou de recouvrement ne doivent pas accepter de perdre leur temps avec des négociations qui auraient été possibles dans les procédures décrites ci-dessus.
ATTENTION !!! Le but d’une relance est de provoquer et de déclencher un règlement ou une réaction, mais surtout de conserver le client. Une relance de ce type s’adresse à des comptables ayant un langage comptable. Dans une première relance et même en cas de 2 ème relance écrite, il me paraît tout à fait inopiné d’utiliser des termes juridiques incompréhensibles pour des non initiés ; l’effet produit peut être tout à fait contraire à l’effet recherché et j’ai eu entre les mains des relances écrites qui auraient pu provoquer des plaintes en diffamation car l’expéditeur du courrier utilisait des termes juridiques voire judiciaires dont il ne maîtrisait pas le sens. Les phrases utilisées provenaient d’attendus, rendus par des tribunaux d’instance, trouvés dans des minutes de procès. Bien souvent, les gens utilisant de tels procédés ne se rendent pas compte de l’effet désastreux produit sur la clientèle, cette dernière n’hésitant pas à rechercher un autre fournisseur à la moindre occasion.
1 semaine après la date d’échéance : une lettre de RAPPEL AMIABLE (1) (Follow up #1 )
2 semaines après la date d’échéance : une lettre de RAPPEL AMIABLE (2) (Follow up #2)
3 semaines après la date d’échéance : une lettre de MISE EN DEMEURE (Follow up #3)
Pour des modèles de lettres de relances : Me contacter
NB : dans le dernier cas, il ne convient plus de parler de copie(s) de facture(s) mais de relevé de compte. Le client doit commencer à comprendre qu’il va « se faire sortir » du fichier client.
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En général, il convient de transmettre au service juridique ou à l’organisme de recouvrement
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1 exemplaire du bon de commande
service commercial ou service technique
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1 exemplaire du bon de livraison
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1 exemplaire de(s) facture(s)
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1 exemplaire du relevé de compte
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1 exemplaire de la relance 1
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1 exemplaire de la relance 2
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1 exemplaire de la relance 3 avec l’accusé réception
Je conseille aux services comptables ou au(x) service(s) recouvrement de conserver 1 exemplaire de ces documents dans un dossier classé et facilement repérable. Dans tous les cas, il est recommandé de fermer le compte client et dans certains cas d’en interdire la réouverture.
NB : Certains organismes de recouvrement peuvent demander 3 exemplaires de chaque pièce.
Ecritures générées par la remise au contentieux
Débit |
416 |
Clients douteux |
Crédit |
411 |
Clients |
Toujours hors taxes car en cas de perte, la TVA collectée deviendra déductible
Constatation de la perte probable
Débit |
681 |
Dotations aux amortissements charges d’exploitation |
Crédit |
491 |
Provisions pour dépréciation des comptes clients |
Toujours hors taxes, la TVA collectée deviendra déductible
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Constatation de la perte définitive
Débit : |
654 |
Pertes sur créances irrécouvrables (hors taxe) |
Débit : |
411 |
Clients (régularisation de l ‘annulation indiquée ci-dessus hors taxe) |
Crédit: |
416 |
Clients douteux (annulation de l’écriture initiale hors taxe) |
Débit : |
44566 |
TVA (montant de la TVA) |
Crédit: |
411 |
Clients (montant toutes taxes comprises) |
Annulation de la provision devenue sans objet :
Débit |
491 |
Provisions pour dépréciation des comptes clients |
Crédit |
781 |
Reprises sur provisions produits d’exploitation |
NB : Suivant les nouvelles normes IFRS, les créances clients non échues à la fin de l’exercice comptable doivent faire l’objet d’une provision au même titre qu’une créance douteuse. Cette décision met en exergue la notion de prudence en comptabilité ; elle est logique.
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LES ENQUETES
Il est possible d'inclure dans les procédures décrites ci-dessus, un travail d'investigations et de recherche si l'on souhaite mieux cerner la santé financière d'un client. Ces investigations s'avèrent nécessaires dans un service recouvrement ou un service crédits car l'existence même de ces services indique que l'entreprise possède une clientèle très étoffée avec des profils financiers divers. Toutes les entreprises sont tenues de publier leurs chiffres, (bilans, comptes d'exploitation, liasses sociales,...) et certains organismes professionnels peuvent aider les entreprises dans leurs enquêtes (chambres de métiers, chambres de commerce, fédérations syndicales) . Tout dépend de l'importance qu'entendent donner les Responsables d'entreprises à ce type de recherche, mais il faut le mentionner car il peut être le moteur du refus ou de l'acceptation de l'ouverture du compte du client dans l'entreprise. Il conviendra donc d'analyser les différents liens entre l'activité générée par l'entreprise cliente et le résultat obtenu par la gestion de cette activité via les liasses fiscales et sociales (bilan, compte d'exploitation ou compte de résultat, soldes intermédiaires de gestion).
Pour les entreprise de petites tailles, (sauf entreprises individuelles) il me paraît nécessaire de connaître :
- les transactions internes ou externes éventuelles (turn-over éventuel du personnel, achats ou ventes d’activités)
- La valeur du patrimoine à partir des capitaux propres en faisant la distinction entre l’actif net comptable et/ou l’actif net réévalué ; toute entreprise vaut au moins ses capitaux propres et/ou son actif net. Σ actif net « réévalué » est la méthode la plus généralement retenue.
- Le(s) résultat(s) courant(s) après impôt passé(s) et présent qui deviennent des valeurs de rentabilité comparatives.
- Les dividendes versés qui sont des valeurs de rendement.
Pour les entreprises de plus grande taille, du type SA, surveiller :
- Les achats et les ventes d’actions
- Les augmentations de capitaux
- Les apports en nature (titres et autres)
- Les fusions
Pour les entreprises du type SARL, je conseille plus simplement la lecture des procès verbaux dressés lors des assemblées ; On y trouve les cessions internes (transfert de titres d’un actionnaire à un autre) et les agréments obligatoires pour les nouveaux associés. Il faut également consulter avec attention la feuille de présence aux assemblées et les modifications éventuelles de statuts.
Quelques ratios peuvent être intéressants :
Durée du crédit client = encours clients x 360 / CA TTC
Durée du crédit fournisseurs = encours fournisseurs x 360 / CA TTC
Structure de l’entreprise = Capitaux propres / Total du bilan (Réf. > 20%)
BFR (besoin en fonds de roulement) = stocks + créances – (dettes) sauf emprunts
Fonds de roulement = BRF + Trésorerie nette
Trésorerie nette = Fonds de roulement – BFR
Endettement de l’entreprise = (Dettes – Trésorerie) / Fonds propres
Capacité d’autofinancement : Permet de constater le financement des emplois du client ; c’est également un instrument de veille permettant de se rendre compte de toute dérive financière possible et d’un risque éventuel.
Méthode soustractive |
Méthode additive |
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EBE (Excédent brut d’exploitation |
Résultat net de l’exercice |
+ Transfert de charges (exploitation) 791 |
+ Dotations aux amortissements (681, 686, 687) |
+ Autres produits d’exploitation 75 (sauf 755) |
- Reprises sur amortissements (781, 786, 787) |
Autres charges d’exploitation 65 (sauf 655) |
- Subventions d’investissement virées au résultat (777) |
+ /- Quotte part opérations en commun (755-655) |
- Produits de cessions des éléments d’actif (775) |
+ produits financiers (a) |
+ Valeur comptable des éléments d’actif cédés (675) |
Charges financières (b) |
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+ Produits exceptionnels (c) |
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Charges exceptionnelles (d) |
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Participation des salariés aux résultats (691) |
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Impôts sur les bénéfices (695 + 697) |
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(a) sauf reprises sur provisions |
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(b) sauf dotations aux amortissements et aux provisions financiers |
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(c) sauf :
- produits de cessions d’immobilisations
- quotte part des subventions d’investissements virées au compte de l’exercice
- reprises sur provisions exceptionnelles
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(d) sauf :
- valeur comptable des immobilisations cédées
- dotations aux amortissements et aux provisions exceptionnelles
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Le goodwill : Pour les profanes, je signale l’existence de ce mode d’évaluation « juste valeur » qui correspond au prix auquel une entreprise peut être vendue ; pour être plus précis, il s’agit de retenir l’actif net comptable « corrigé ou retraité » c’est à dire la valeur des capitaux propres (et / ou actif net) augmentée et diminuée de retraitements à opérer tels que l’élimination des « non-valeurs » tels les frais d’établissement, les frais de recherche et développement, charges à répartir sur plusieurs exercices etc.
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Les réductions commerciales
Elles sont au nombre de trois :
1. le rabais
C’est une réduction pratiquée exceptionnellement sur le prix de vente pour tenir compte :
- d’un défaut de qualité de la marchandise
- de la non-conformité de la marchandise livrée
- d’un retard de la livraison.
2. la remise
C’est une réduction accordée habituellement sur le prix de vente pour tenir compte :
- de l’importance de la vente
- de la qualité du client.
3. la ristourne
C’est une réduction accordée ur un ensemble d’opérations réalisées avec un même client pour une période déterminée.
Comptabilisation
Débit |
709 |
Rabais, Remise, Ristourne accordée par l’entreprise (montant hors taxe) |
Débit |
44570 |
TVA collectée (montant de la TVA) |
Crédit |
411 |
Client (montant ttc) |
Pas de comptabilisation directe, on procède comme pour l’enregistrement normal d’une facture :
Crédit |
707 |
Ventes (montant hors taxe déduction faite du rabais, de la remise ou de la ristourne) |
Crédit |
44570 |
TVA (montant de la TVA) |
Débit |
411 |
Clients (montant ttc) |
N.B : L’arrivée des normes IFRS favorise la comptabilisation sur facture, le prix de vente comprenant les remises et rabais commerciaux. Les erreurs de livraison, la non-conformité des marchandises, la mauvaise qualité devront faire l’objet d’un « avoir d’annulation ou de régularisation », en fonction des conséquences générées par ces erreurs.
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Les réductions financières
- L’escompte : C’est une réduction qui est accordée aux clients qui payent leur échéance avant le terme.
Comptabilisation :
Débit |
665 |
Escompte accordé (montant de l’escompte) |
Débit |
44570 |
TVA collectée (montant de la TVA) |
Crédit |
411 |
Client (montant ttc). |
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